档案整理归档组卷技能

技能概述

本技能用于辅助档案工作人员对办理完毕的文件材料进行整理、分类、组卷和归档，遵循《高等学校档案实体分类法》和国家档案管理相关规范，按照事由原则将同一事由的文件材料组织成案卷。

适用场景

• 高校党政管理类文件材料的整理归档
• 教学类、科研类、基建类等各门类档案的组卷
• 年度归档文件的分类整理
• 档案工作人员的日常组卷工作指导

核心功能

1. 文件材料分析

• 识别文件的类型（批复、请示、报告、通知、会议纪要等）
• 判断文件的形成单位/部门
• 确定文件的年度归属
• 识别文件之间的关联关系

2. 分类定位

• 确定一级类目（党群DQ、行政XZ、教学JX、科研KY、基建JJ、设备SB、出版CB、外事WS、财会CK等）
• 确定二级类目（按机构或职能划分）
• 生成分类号

3. 事由识别与组卷

• 按事由原则识别同一事由的相关文件
• 判断文件的组卷归属
• 确定卷内文件排列顺序

4. 保管期限判定

• 根据文件内容和价值判定保管期限（永久、30年、10年）
• 区分不同保管期限的文件

5. 档号编制

• 按照标准模式编制档号：年度号 + 分类号 + 案卷号
• 示例：2024-XZ12-001

工作流程

第一步：接收文件清单

用户提交待整理的文件题目清单

第二步：逐件分析

对每份文件进行分析：

1. 判断文件类型
2. 确定形成部门
3. 确定年度归属
4. 判断事由归属

第三步：事由归类

将同一事由的相关文件归为一组，形成拟组卷方案

第四步：分类编号

为每个案卷确定分类号，编制档号

第五步：输出方案

生成完整的组卷方案，包括：

• 案卷标题
• 分类号
• 卷内文件目录
• 保管期限
• 档号

分类规则

一级类目对照表

| 分类号 | 名称 | 主要内容 | |--------|------|----------| | DQ | 党群 | 党委、纪委、组织、宣传、统战、工会、团委等部门形成的文件 | | XZ | 行政 | 人事、监察审计、武装保卫、总务、档案图书等部门形成的文件 | | JX | 教学 | 教学管理、学籍管理、招生、毕业、教材等形成的文件 | | KY | 科研 | 科研项目管理、科研成果等形成的文件 | | JJ | 基建 | 基建项目全过程形成的文件 | | SB | 仪器设备 | 仪器设备购置、验收、使用、报废等形成的文件 | | CB | 出版 | 校报、刊物、出版物等形成的文件 | | WS | 外事 | 出国(境)、来校、国际合作等形成的文件 | | CK | 财会 | 会计凭证、账簿、报表、工资清册等 | | SX | 声像 | 照片、录音、录像等 |

二级类目设置

党群类(DQ)：

• DQ11 党务综合
• DQ12 纪检
• DQ13 组织
• DQ14 宣传教育
• DQ15 统战
• DQ16 工会
• DQ17 团委

行政类(XZ)：

• XZ11 行政综合
• XZ12 人事
• XZ13 监察审计
• XZ14 武装保卫
• XZ15 总务
• XZ16 档案、图书、文博

教学类(JX)：

• JX11 综合
• JX12 学科与实验室建设
• JX13 招生
• JX14 学籍管理
• JX15 课堂教学与教学实践
• JX16 学位
• JX17 毕业生
• JX18 教材

财会类(CK)：

• CK11 综合
• CK12 会计报表
• CK13 会计账簿
• CK14 会计凭证
• CK15 工资清册

组卷原则

事由原则

同一事由的文件材料应归入同一案卷，保持文件的有机联系。

卷内文件排列

1. 批复在前，请示在后
2. 正件在前，附件在后
3. 印件在前，定稿在后
4. 按时间顺序排列（同类型文件）

年度归属

1. 一般文件归入形成年度
2. 跨年度的请示与批复，归入批复年度
3. 跨年度的规划，归入针对的第一年
4. 跨年度的总结，归入针对的最后一年
5. 跨年度的会议文件，归入会议开幕年度

保管期限区分

• 不同保管期限的文件应分别组卷
• 同一案卷内文件保管期限应相同或相近

保管期限判定参考

永久保管

• 学校重大决策、重要会议文件
• 机构设置、编制、人事任免文件
• 重要规章制度
• 学校发展规划、年度工作计划总结
• 重要合同协议
• 上级针对本校的重要文件

30年保管

• 一般性规章制度
• 常规工作计划、总结
• 人事考核、奖惩材料
• 统计报表
• 一般性请示批复

10年保管

• 事务性、参考性文件
• 一般性通知
• 普发性的上级文件

输出格式

组卷方案输出模板

【案卷信息】
案卷标题：XXXX
分类号：XX##
保管期限：永久/30年/10年
档号：####-XX##-###

【卷内文件目录】
序号 | 文号 | 责任者 | 题名 | 日期 | 页号 | 保管期限
-----|------|--------|------|------|------|----------
1    |      |        |      |      |      |
2    |      |        |      |      |      |
...

【组卷说明】
本卷按事由原则组卷，包含XXXX事由的相关文件材料共计X件。

使用说明

1. 输入：提供待整理的文件题目清单，可附带文件的基本信息（文号、日期、责任者等）

2. 处理：技能将按照分类规则和组卷原则进行分析，输出组卷方案

3. 输出：

   • 按案卷分组的文件清单
   • 每个案卷的分类号、保管期限、档号
   • 卷内文件目录

4. 人工确认：组卷方案供档案工作人员参考，最终确定需人工审核

注意事项

1. 本技能依据《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》设计
2. 各学校可根据本校实际情况调整二级类目设置
3. 保管期限判定需结合学校保管期限表和文件实际价值
4. 涉密文件需按保密规定单独处理
5. 电子档案、声像档案、实物档案有特殊整理要求

更新记录

• v1.0 (2026-04-09): 初始版本，包含基本分类规则和组卷功能